Văn phòng đại diện là gì? Lưu ý gì khi muốn thành lập văn phòng đại diện? – Phần 1

Văn phòng đại diện là 1 đơn vị trực thuộc doanh nghiệp. Nó được ra đời nhằm mục đích đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp đó, đồng thời bảo vệ những lợi ích của công ty mẹ.

Văn phòng đại diện cũng có con dấu riêng, giấy chứng nhận hoạt động  riêng nhằm phục vụ cho nhiều hoạt động nội bộ của văn phòng đại diện. Không chỉ vậy, văn phòng đại diện là đơn vị không thực hiện chức năng kinh doanh những ngành nghề công ty mẹ đăng ký kinh doanh, do đó văn phòng đại diện cũng sẽ không phải chịu nghĩa vụ thuế theo quy định của Pháp luật. Không giống như địa điểm kinh doanh chỉ được phép thành lập trong phạm vi 1 tỉnh cùng trụ sở chính với công ty mẹ, văn phòng đại diện được phép thành lập ở những địa bàn khác tỉnh với công ty mẹ.

Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp của bạn muốn thành lập thêm 1 đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng đại diện, không cần chức năng kinh doanh thì doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện để không phải thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Riêng với những ngành nghề dịch vụ như du lịch, tư vấn, xây dựng,… không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị thì nên thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác. Trước khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải tìm hiểu rõ các thông tin liên quan và lưu ý một số nội dung dưới đây:

Trước hết, doanh nghiệp cần phải thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của mình. Nội dung của thông báo cần các thông tin như sau:

Mã số của doanh nghiệp

Tên – địa chỉ trụ sở chính của công ty

Tên văn phòng đại diện định thành lập. Khi đặt tên cho văn phòng đại diện cần lưu ý: Tên của văn phòng đại diện phải chứa tên doanh nghiệp cụm từ “văn phòng đại diện”; phải được viết bằng những chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, những chữ cái F-J-Z-W, chữ số cùng các ký hiệu.

Ngoài ra tên của văn phòng đại diện phải được gắn hoặc viết tại trụ sở văn phòng đại diện. Còn trong các văn bản, hồ sơ tài liệu, giấy tờ giao dịch hay ấn phẩm, tên của văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với kích cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp.